Hogyan gyorsítható az ajánlatkészítés turisztikai szoftverrel?

Egy átlagos közép-európai utazási irodánál a beérkező ajánlatkérés és a kiküldött ajánlat között eltelő idő 6 és 24 óra között mozog. Ennek 80%-a nem a tényleges összerakásra megy el, hanem várakozásra: a sales munkatárs visszahívná az ügyfelet, az ügyfél éppen nem ér rá, közben jön egy másik kérés, este már másnap intéződik. A versenytárs eközben 12 perc alatt kiküldött egy jó ajánlatot — ami már le is foglalt. A "lassú ajánlat" nem azt jelenti, hogy az ügyfél vár — azt jelenti, hogy az ügyfél máshol foglalt.

Ennek a cikknek a tárgya: hogyan érhető el a 60 perc alatti, sőt 10 perc alatti ajánlatadási idő — anélkül, hogy a sales csapat duplájára nőne.

Hol pazarlódik el a 6 óra ma?

Megnéztük 4 ügyfelünk operatív naplóit egy 30 napos időszakban. A 6.3 órás átlag ajánlatadási idő így bomlik le: 38 perc tényleges munkavégzés (kapacitás-keresés, árazás, dokumentum összeállítás), 1.2 óra első várakozás (az új kérés bekerül a sorba, amíg a kollégához ér), 2.4 óra második várakozás (a sales kollégánál áll, mert épp más ügyfél van bent), 1.7 óra harmadik várakozás (visszahívás-kísérlet, ügyfél nem veszi fel). A tényleges munka csak a teljes idő 10%-a. A többi 90% holttér.

Az első lépés: önkiszolgáló ajánlatgenerátor

A legnagyobb gyorsulást az hozza, ha az ügyfél a saját webshopjuban összerakja az ajánlatot, és a sales kolléga csak a véglegesítést végzi. A Travelium-féle dynamic packaging motor 3-5 alapparaméterből (cél, dátum, létszám, költségkeret) 4-6 ajánlat-variációt készít real-time árazással, miközben az ügyfél a böngészőben szűkíti a paramétereit. Az ügyfél 8-12 percen belül kap egy konkrét PDF-et a választott csomaggal, és csak akkor kerül emberhez, ha élő kérdése van vagy speciális kérése. Ez a 6.3 órából 12 percet farag.

A második lépés: AI-asszisztált manuális ajánlat

A speciális kéréseket (3+ generációs család, kerekesszékes utas, szakácsversenyre indulnak) nem lehet teljes automatára bízni — de az ajánlatkészítés 80%-át igen. A sales kolléga megnyit egy "új ajánlat" ablakot, beírja az ügyfél igényét természetes nyelven ("4 fő, 2 felnőtt + 2 gyerek 8 és 12 éves, Krétára, augusztus 14-21, 4 csillagos hotel, all inclusive, max 1.4M forint"), és a rendszer 30 másodperc alatt összerak 3 variánst, mindegyikhez kalkulált árral, beszállítóhoz kötött elérhetőséggel, és előre megfogalmazott szöveggel az emailhez. A kolléga áttekint, finomhangol, kiküld. 12 perc helyett 3.

A harmadik lépés: követés és lead-scoring

A kiküldött ajánlat 60%-a soha nem konvertál — egyrészt, mert sok ajánlat indít. A gyors ajánlatadás csak akkor termel pénzt, ha utána a követés is automatizált: 24 órán belül "olvasta-e az ügyfél a PDF-et", 48 órán belül "kattintott-e a foglalás gombra", 5 napon belül "kérdezzünk vissza emaillel vagy hagyjuk lehűlni". Ez vagy egy CRM-marketing automation funkció, vagy egy beépített work-stream az utazási irodai rendszerben. A Travelium az utóbbi: minden ajánlathoz tartozik egy lifecycle, és ha az ügyfél elakadt, automatikusan jelez a sales kollégának, mit érdemes mondani.

Mit hoz össze a három lépés egyben?

A nálunk futó ügyfelek átlaga: a 6.3 órás ajánlatadási idő 14 perces lett (átlag), 47% az ajánlat→foglalás konverzió 23%-ról, és a sales csapat ugyanannyi emberrel napi 3.2-szer több ajánlatot kezel. Ez nem mindenkire azonnal igaz — az átállás 4-8 hét, a folyamat-újragondolás pedig elkerülhetetlen. De a végszám igazolja a befektetést: egy 80 főállású sales csapattal dolgozó utazási iroda nálunk 11 hónap alatt térítette meg a Travelium licencet és bevezetést.

Ha a sales csapat 8 órán át vár arra, hogy ajánlatot tudjon küldeni, akkor nem a sales csapatot kell duplázni — a rendszert kell kicserélni.

A Travelium dynamic packaging és AI-asszisztált ajánlatadás moduljáról itt olvashat: /ai-termekek/travelium