Seyahat yazılımıyla teklif hazırlama nasıl hızlandırılır?

Tipik bir Orta Avrupa tur operatöründe, gelen bir teklif talebiyle giden teklif arasındaki süre 6 ile 24 saat arasındadır. Bunun %80'i gerçek iş değil — beklemedir: satış temsilcisi müşteriyi geri aramak ister, müşteri meşguldür, başka bir talep gelir, akşam olunca dosya ertesi güne kayar. Bu arada bir rakip 12 dakikada iyi bir teklif göndermiştir — ve müşteri rezervasyonunu çoktan orada yapmıştır. "Yavaş teklif" müşterinin beklediği anlamına gelmez — müşterinin başka yerden rezervasyon yaptığı anlamına gelir.

Bu yazı, satış ekibini ikiye katlamadan 60 dakikanın, hatta 10 dakikanın altında teklif süresine nasıl ulaşılacağını anlatıyor.

Bugün o 6 saat aslında nereye gidiyor?

4 müşterimizin 30 günlük operasyon kayıtlarını inceledik. Ortalama 6,3 saatlik teklif süresi şöyle dağılıyor: 38 dakika gerçek iş (kapasite arama, fiyatlandırma, belge hazırlama), 1,2 saat birinci bekleme (yeni talep bir temsilciye ulaşana kadar kuyrukta bekler), 2,4 saat ikinci bekleme (ofiste başka bir müşteri olduğu için satış temsilcisinde takılır), 1,7 saat üçüncü bekleme (geri arama denemeleri, müşteri açmaz). Gerçek iş toplam sürenin yalnızca %10'u. Kalan %90 ölü zaman.

Birinci adım: self servis teklif oluşturucu

En büyük hızlanma, müşterinin teklifi online mağazanızda kendisinin oluşturduğu ve satış temsilcisinin yalnızca son hâlini verdiği durumda gelir. Travelium'un dinamik paketleme motoru, 3–5 temel girdiden (destinasyon, tarihler, kişi sayısı, bütçe) gerçek zamanlı olarak 4–6 teklif varyantı oluşturur ve müşteri tarayıcıda parametreleri daralttıkça bunları canlı fiyatlandırır. 8–12 dakika içinde müşterinin elinde seçtiği paket için somut bir PDF olur — ve yalnızca canlı bir sorusu ya da özel bir talebi varsa bir insana ulaşır. Bu, 6,3 saatlik döngüyü 12 dakikaya indirir.

İkinci adım: yapay zekâ destekli manuel teklifler

Özel talepler (üç kuşak bir aile, tekerlekli sandalye kullanan bir misafir, bir yemek yarışması için seyahat) tamamen otomatikleştirilemez — ama işin %80'i otomatikleştirilebilir. Satış temsilcisi bir "yeni teklif" penceresi açar, müşterinin talebini doğal dille yazar ("4 kişi, 2 yetişkin + 8 ve 12 yaşında 2 çocuk, Girit, 14–21 Ağustos, 4 yıldızlı otel, her şey dahil, en fazla 1,4 milyon HUF") ve sistem 30 saniye içinde, her biri hesaplanmış fiyat, tedarikçi tarafı müsaitlik ve önceden hazırlanmış e-posta metni içeren 3 varyant üretir. Temsilci gözden geçirir, düzenler, gönderir. On iki dakika yerine üç dakika.

Üçüncü adım: takip ve lead puanlama

Gönderilen tekliflerin yüzde altmışı hiçbir zaman satışa dönüşmez; bunun bir nedeni de çok sayıda teklifin başlatılmasıdır. Hızlı teklif ancak takip de otomatikleştirildiğinde gelir getirir: 24 saat içinde “müşteri PDF'i açtı mı”, 48 saat içinde “rezervasyon düğmesine tıkladı mı”, 5 gün içinde “e-postayla mı soralım, yoksa soğumaya mı bırakalım”. Bu, ya bir CRM pazarlama otomasyonu işlevi ya da seyahat sistemine yerleşik bir iş akışı olabilir. Travelium ikinci yolu izler: her teklifin bir yaşam döngüsü vardır ve müşteri takılırsa sistem satış temsilcisine ne söylemesi gerektiğini otomatik olarak hatırlatır.

Üç adım birlikte ne kazandırır?

Müşterilerimizdeki ortalama sonuçlar: 6,3 saatlik teklif süresi 14 dakikaya (ortalama) iner, tekliften rezervasyona dönüşüm %23'ten %47'ye çıkar ve aynı satış ekibi günde 3,2 kat daha fazla teklif işler. Bu herkes için anında gerçekleşmez: geçiş 4–8 hafta sürer ve süreçlerin yeniden tasarlanması kaçınılmazdır. Ancak sonuç yatırımı haklı çıkarır: 80 kişilik satış ekibiyle çalışan bir seyahat acentesi, Travelium lisans ve devreye alma maliyetini 11 ayda geri kazandı.

Satış ekibi teklif gönderebilmek için 8 saat bekliyorsa, ekibi ikiye katlamanız gerekmez; sistemi değiştirmeniz gerekir.

Travelium'un dinamik paketleme ve yapay zekâ destekli teklif modülü hakkında daha fazla bilgi: /ai-termekek/travelium